Gestione Pratiche

25 luglio 2013

dossier4

Il Modulo Gestione Pratiche permette di attivare, insieme alla gestione dei raccoglitori, una gestione integrata delle pratiche documentali. Una pratica è una tipologia speciale di raccoglitore che viene creato con una lista predefinita di documenti (checklist) da gestire (in modo obbligatorio o facoltativo) e viene assegnata ad un soggetto responsabile che dovrà trattare (archiviare, lavorare, smistare, …) tali documenti entro una data di scadenza prefissata. Ciò consente di ottenere una gestione dinamica e flessibile dei documenti da gestire al variare dello stato della pratica.

La checklist può contenere dei documenti già archiviati in EDOC (da trattare come modelli) oppure la sola definizione dei documenti da trattare (le informazioni di indicizzazione senza le immagini associate). Per organizzare al meglio la pratica, i documenti afferenti una stessa checklist vengono raggruppati in fascicoli intitolati col nome della checklist (es. definizione offerta, stipula contratto, manutenzione, …).
Appoggiandosi alla struttura dei raccoglitori, eredita da questi tutte le caratteristiche di navigabilità, accessibilità, gestione e sicurezza dei documenti proprie dei raccoglitori digitali. I documenti inseriti in una pratica possono essere gestiti (visualizzati, copiati, spostati, salvati, spediti, stampati) esattamente come se fossero inseriti in un raccoglitore. Ad differenza di quest’ultimi però si hanno anche strumenti per monitorare le attività delle persone coinvolte nella gestione delle pratiche ed avere costantemente sotto controllo lo stato di lavorazione dei documenti.

Tra le caratteristiche principali del modulo si possono evidenziare:

  • Gestione di infiniti template (tipologie) di dossier
  • Gestione campi di ricerca personalizzabili
  • Possibilità di definizione di un dossier come corrente, sospeso, interrotto, chiuso
  • Possibilità di inibire l’archiviazione di fascicoli o documenti all’interno di dossier
  • Possibilità di impostare la tipologia di dati presenti nel fascicolo
  • Possibilità di personalizzazione della numerazione del dossier
  • Possibilità di smistare dossier tra gli utenti
  • Tracciabilità delle operazioni avvenute su fascicoli e sui documenti
  • Possibilità di definire stati d’avanzamento nei dossier
  • Possibilità di definire documentazione richiesta per ciascun stato d’avanzamento del dossier
  • Possibilità di definizione di checklist su dossier

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