eDoc Workflow è lo strumento che si occupa della razionalizzazione dei flussi di lavoro che coinvolgono i documenti aziendali.

Lo strumento è in grado di gestire uno sviluppo del flusso di lavoro di tipo “sequenziale” in cui si definisce il percorso “tipico” che il documento deve svolgere durante la sua gestione, secondo una sequenza cronologica di attività.

Per ciascuna tipologia di documento è possibile definire dei flussi di lavoro da attivare al verificarsi di determinate condizioni. Ad esempio, è possibile definire un flusso di lavoro da attivare quando si approva o quando si modifica un documento.

L’elenco delle condizioni supportate è veramente completo, come completo è il set di funzionalità standard che EDoc mette a disposizione per la gestione del flusso di lavoro: smistamento automatico dei documenti ad uno o più destinatari interni; smistamento dei documenti “per conoscenza”; approvazione di documenti a più livelli ed altro ancora. Inoltre, per le operazioni strettamente legate all’organizzazione e ai sistemi informativi interni dell’azienda è possibile definire nuove funzionalità attraverso lo sviluppo di funzioni personalizzate.

Il modulo Workflow è di grande utilità nella gestione dell’ archiviazione documentale e conservazione sostitutiva.

Le funzionalità che richiedono l’interazione con l’utente vengono gestite attraverso una lista di “Attività da svolgere” presente nella sezione Attività di EDoc. Ciascun utente coinvolto in un flusso di lavoro può accedere al dettaglio dell’attività assegnatagli e visualizzare il flusso di lavoro già svolto ed eventuali commenti lasciati durante il trattamento del documento. Può inoltre eseguire e completare l’attività lasciando al sistema il compito di attivare i passi successivi (come ad esempio lo smistamento del documento ad un altro collega).

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