Il 6 Giugno 2014 è scattato l’obbligo di fatturazione elettronica in formato xml per tutti i soggetti che intrattengono rapporti commerciali con le Pubbliche Amministrazioni. Il 1 Gennaio 2019 scatterà l’obbligo anche verso le aziende private.

“EDOC - Fatturazione Elettronica for SAP” gestisce l’intero iter di archiviazione, sottoscrizione, conservazione e trasmissione (e ricezione) delle fatture vendita/acquisto in formato elettronico.

La soluzione si integra in modo automatico e trasparente all’ERP di SAP B1, sia nella sua versione SQL Server che nella versione HANA, abilitando funzionalità di archiviazione delle fatture elettroniche e accesso alle immagini direttamente dalle finestre dell’ERP.

FATTURE VENDITA

L’acquisizione delle fatture attive avviene attraverso il monitoraggio di una cartella di rete in cui l’ERP andrà a depositare le fatture da firmare e spedire.

Accedendo all’interfaccia web di EDOC l’utente autorizzato potrà sottoscrivere con la sua firma digitale tutti i prodotti in un’unica soluzione. Al termine della sottoscrizione potrà procedere con la spedizione massiva delle fatture attraverso il canale della PEC.

Il messaggio in uscita e le ricevute di ritorno, prodotte dallo SdI e dal cliente finale, verranno allegate automaticamente a ciascun documento inviato. Tramite una comoda console web sarà possibile visionare lo stato di invio dei documenti e la presenza di eventuali anomalie.

FATTURE ACQUISTO

Questi documenti vengono acquisiti automaticamente monitorando le PEC ricevute dallo SdI. Il sistema effettua una validazione dei documenti (cioè verifica l’integrità della firma digitale apposta e che il formato xml sia conforme alle regole definite) e archivia i file xml (ed eventualmente le versioni firmate digitalmente) su una cartella condivisa, monitorata dall’ERP.

Sarà compito dell’ERP recuperare i file xml dalla cartella e procedere alla loro contabilizzazione.

CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI

Il software permette di generare i pacchetti di versamento da portare in conservazione digitale.

Le fatture vengono archiviati sulla piattaforma documentale estraendo dall’xml le informazioni necessarie alla loro classificazione. Nel generare i pacchetti di versamento, propedeutici alla conservazione, vengono effettuati controlli sull’integrità dei file e sulla progressione numerica delle fatture, producendo al termine un report dettagliato.

I pacchetti così prodotti possono essere inviati ad un conservatore esterno o essere portati in conservazione “in house” (acquisendo la licenza del modulo “Conservazione Digitale”).

HIGHLIGHT DELLA SOLUZIONE:

  •  Integrazione trasparente con l’ERP
  • Strumenti integrati per la sottoscrizione assistita con firma digitale
  • Strumenti web per la consultazione “leggibile” dei documenti elettronici
  • Strumenti per la produzione di preview “leggibili” in formato pdf
  • Invio massivo tramite PEC
  • Gestione automatica delle ricevute di ritorno della PEC
  • Strumenti per la produzione assistita dei pacchetti di versamento
  • Possibilità di effettuare la Conservazione in Hosting o in House.
  • Integrazione nativa con alcuni fornitori di servizi esterni
  • Possibilità di estensione delle funzioni di invio, sottoscrizione e conservazione ad altre tipologie documentali
  • Possibilità di integrazione con Engine di Workflow documentale


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