Conservazione Sostitutiva

18 luglio 2013

Il modulo di conservazione sostitutiva sostituisce ed estende le funzionalità del modulo di dematerializzazione, permettendo anche la conservazione e la dematerializzazione dei documenti elettronici. Un documento viene definito “elettronico” quando viene prodotto o ricevuto direttamente in formato digitale (e dunque non viene mai materializzato su supporto cartaceo).

La norma vigente prevede che affinché un documento, emesso o ricevuto in forma digitale, possa avere pieno valore fiscale e legale senza essere materializzato su carta, debba essere sottoscritto (singolarmente) con la firma digitale di chi lo emette.  Il modulo di conservazione sostitutiva permette di applicare in modo massivo la firma digitale sui singoli documenti, prodotti o ricevuti, digitando una sola volta il codice PIN della smartcard per ciascuna tipologia documentale da conservare.

Le funzioni di Conservazione Sostitutiva di eDoc consentono di ottemperare a tutti gli obblighi previsti dalla delibera del CNIPA 11/2004 e dal Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze (MEF) del 23 gennaio 2004, relativo alla conservazione sostitutiva con valore legale di tutta la documentazione fiscale.

La conservazione sostitutiva è il passaggio successivo all’archiviazione elettronica dei dati e presenta notevoli benefici, in particolare per enti e aziende che producono elevate quantità di documenti fiscalmente rilevanti che devono essere, a norma di legge, conservati per più anni.

Interviene sia nel ciclo attivo sia nel ciclo passivo della gestione documentale. Conservare in regime sostitutivo significa, in sintesi, sostituire i documenti cartacei con l’equivalente documento in formato digitale che viene bloccato nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. L’applicazione della conservazione sostitutiva ai processi aziendali consente di non emettere più documenti cartacei attuando quello che viene comunemente definito processo di dematerializzazione.

Le Norme

Una precisa normativa regola la procedura legale/informatica della conservazione sostitutiva; in particolare, viene prevista una figura di riferimento centrale, che deve essere opportunamente formata (il Responsabile della Conservazione Sostitutiva) e la redazione di un Manuale del Responsabile.

In base alle regole tecniche dettate dal CNIPA, assolti tali obblighi, la Conservazione Sostitutiva prevede quindi l’adempimento, in successione, delle seguenti fasi:
– apposizione della firma digitale sul singolo documento informatico statico
– apposizione della firma sull’intero lotto di conservazione
– apposizione di una marca temporale all’intero lotto (per alcune tipologie documentali)
– per i documenti fiscali, estrazione dell’impronta da trasmettere all’Agenzia delle Entrate

Una volta eseguita la conservazione, nel corso degli anni il responsabile deve:
– verificare la leggibilità, e in caso di non leggibilità provvedere a ripristinare la copia;
– esibire i documenti in caso di controllo da parte degli organi competenti (Agenzia delle Entrate, Guardia di Finanza);
– esibire i documenti in caso di citazione in tribunale; se lo ritiene necessario riversare i documenti su nuovi supporti.

Benefici della conservazione sostitutiva

Ai vantaggi offerti dalla gestione documentale che già consente abbattere i costi di stampa e archiviazione cartacea oltre che avere accesso rapido ai documenti; la conservazione sostitutiva aggiunge ulteriori benefici: – il recupero dei costi dovuto alla smaltimento della carta
– l’eliminazione dell’acquisto di materiali di consumo
– risparmio netto sulle imposte di bollo (per i documenti, come i libri contabili, per i quali essa è richiesta).

Responsabile della conservazione sostitutiva

Il Responsabile della Conservazione Sostitutiva è responsabile della corretta applicazione della legge e della procedura; in particolare, si fa carico dell’apposizione della marca temporale e della sottoscrizione elettronica del documento informatico memorizzato, assumendo la responsabilità del processo e dei singoli atti.

Compiti del Responsabile della Conservazione Sostitutiva:
  • Definire le caratteristiche ed i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia di documenti
  • (informatici o analogici) da conservare di cui deve tenere evidenza,
  • Organizzare il contenuto dei supporti
  • Gestire le procedura di sicurezza e tracciabilità per garantire la corretta conservazione.
  • Archiviare e rendere disponibili, con particolari procedure organizzative, per ogni supporto di memorizzazione, le seguenti informazioni:
    • Descrizione del contenuto dell’insieme dei documenti
    • Estremi identificativi del Responsabile della Conservazione
    • Estremi identificativi delle persone delegate dal Responsabile della Conservazione, indicando i compiti loro assegnati
    • Indicazione delle copie di sicurezza
  • Mantenere un archivio del software dei programmi in gestione nelle diverse versioni
  • Verificare la corretta funzionalità del sistema e dei programmi
  • Adottare le misure necessarie per la sicurezza del sistema di Conservazione Sostitutiva e delle copie di sicurezza
  • dei supporti di memorizzazione
  • Definire e documentare le procedure di sicurezza da rispettare per apporre il riferimento temporale
  • Verificare periodicamente, con cadenza non superiore ai cinque anni, l’effettiva leggibilità dei documenti conservati, provvedendo all’eventuale riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti.
Elenco dei documenti che possono essere conservati sostitutivamente
  • libro giornale e libro degli inventari
  • scritture ausiliarie in cui registrare elementi patrimoniali e reddituali
  • scritture ausiliarie di magazzino
  • registro dei beni ammortizzabili
  • registri prescritti ai fini IVA: acquisti, corrispettivi, fatture emesse
  • dichiarazioni fiscali (UNICO, 730, 770)
  • modelli di pagamento (F23 e F24)
  • libri sociali
  • bilancio d’esercizio: stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa
  • relazione sulla gestione, relazione dei sindaci e dei revisori contabili
  • fatture attive e passive, anche sotto forma di conto,nota, parcella e simili
  • ricevute fiscali e scontrini fiscali
  • documenti di trasporto (DDT)
  • scritture ed i documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie
  • nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo
  • libro paga e libro matricola (conservazione secondo C.M. 33/03 Min. Lavoro)

Conservazione sostitutiva analogica:

La norma vigente prevede che documenti contabili unici e documenti fiscali possono essere conservati sotto forma digitale purché venga loro apposta la firma digitale e la marca temporale.
Il processo di conservazione sostitutiva si differenzia a seconda che si trattino documenti analogici o documenti digitali. Un EDoc – Archiviazione documentale e conservazione sostitutivadocumento viene classificato “analogico” se è stato prodotto su supporto cartaceo. I documenti analogici si possono dematerializzare in qualsiasi momento apponendo sull’insieme delle immagini (scansioni) il processo di firma digitale e marca temporale.
Una recente circolare dell’Agenzia delle Entrare specifica che se è possibile riprodurre tali documenti in formato pdf o tiff, è possibile evitare il processo di scansione applicando la conservazione sostitutiva sui file riprodotti.
Il modulo di conservazione sostitutiva analogica offre strumenti che permettono di semplificare il processo di dematerializzazione dei documenti prodotti o ricevuti in forma cartacea, applicando una firma digitale e una marca temporale su lotti omogenei di documenti, come previsto dalla delibera del CNIPA 11/2004 e dal Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze (MEF) del 23 gennaio 2004, relativo alla conservazione sostitutiva di documentazione analogica.

Conservazione sostitutiva digitale:

Il modulo di conservazione sostitutiva digitale sostituisce ed estende le funzionalità del modulo di conservazione analogica, permettendo la dematerializzazione dei documenti elettronici.
Un documento viene definito “elettronico” quando viene prodotto o ricevuto direttamente in formato digitale (e dunque non viene mai materializzato su supporto cartaceo).EDoc – Archiviazione documentale e conservazione sostitutiva
La norma vigente prevede che i documenti emessi o ricevuti in forma digitale, a differenza di quelli analogici, debbano essere firmati singolarmente prima di essere portati in conservazione sostitutiva. Il modulo di conservazione sostitutiva digitale permette di applicare in modo massivo la firma digitale sui singoli documenti da portare in conservazione digitando una sola volta il codice PIN della smartcard per ciascun lotto da produrre.
Le funzioni di conservazione sostitutiva di EDoc consentono di ottemperare a tutti gli obblighi previsti dalla delibera del CNIPA 11/2004 e dal Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze (MEF) del 23 gennaio 2004, relativo alla conservazione sostitutiva con valore legale di tutta la documentazione fiscale.

CARATTERISTICHE GENERALI

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